15.10
20:18
«Библиодневник»: цифровой помощник для библиотечной работы
Каждый, кто работает в библиотеке, знает, сколько времени отнимает не общение с читателями, а бумажная работа. Журналы учёта, таблицы и постоянные подсчёты в конце месяца, квартала и года становятся привычной частью этой работы. В свободные от обслуживания посетителей и проведения мероприятий часы необходимо переносить записи в таблицы, считать посещения и книговыдачу, сверять показатели. Чтобы подготовить сводную отчётность, приходилось объединять данные всех подразделений нашей системы и тщательно проверять расчёты. На эти подсчёты уходили дни, а неточность в одной цифре нередко сводила на нет уже сделанное.
Эти трудности и стали отправной точкой для создания «Библиодневника». Чем глубже я изучал эту задачу, тем очевиднее становилась необходимость облегчить коллегам расчёты. Главная задумка состояла в том, чтобы доверить вычисления программе и освободить время для работы с посетителями. Решением должен был стать простой электронный инструмент, который соберёт библиотечные записи в одном месте. Разработка началась в 2017 году; затем последовали внедрение, модернизация и апробация, в результате которых появилось приложение.
Программа позволяет учитывать главные показатели работы библиотеки, опираясь на структуру формы 6-НК и дополняя её там, где это нужно. Привычные графы теперь находятся на экране, поэтому заполнять их не труднее, чем бумажные формы. А вычисления полностью берёт на себя приложение.
Учёт читателей и посещаемости вынесен в отдельный раздел. Читатели распределяются по возрастным группам — дети, молодёжь, взрослые и пенсионеры; отдельно учитываются люди с ограниченными возможностями здоровья. Система показывает, как человек воспользовался услугами библиотеки: пришёл за книгой, посетил читальный зал, получил обслуживание на выезде или обратился онлайн. Следующий раздел содержит сведения о книговыдаче на бумажных и электронных носителях, справках и консультациях. В третьем разделе записываются занятия, как платные, так и бесплатные, и число посетивших их людей. Массовым мероприятиям — выставкам, встречам и праздникам для разных возрастов — посвящён четвёртый раздел. В карточке мероприятия отражаются место, посещаемость, наличие платы и условия участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Особенно важные мероприятия допускается выделять и снабжать пояснениями.
Главное достоинство «Библиодневника» для меня — автоматические расчёты. Итоги за день, месяц, квартал и год формируются автоматически. Сводный отчёт по филиалам библиотечной системы создаётся одним нажатием кнопки. Это позволяет руководству видеть показатели каждого подразделения рядом и сравнивать их между собой. Если прежде сведение отчётности занимало часы или даже дни, теперь на него нужны минуты. Отчётные данные экспортируются в привычный табличный формат, поэтому перепечатывать их не требуется. Кроме экономии времени, это исключает арифметические неточности, которые возникали при ручном подсчёте.
Отдельного внимания заслуживает надёжность программы. Благодаря защищённому облачному хранению записи доступны на разных рабочих местах. Это позволяет библиотекарям из разных филиалов работать параллельно без риска перезаписать чужие результаты. Программа сохраняет актуальные показатели подразделений и ведёт историю изменений с указанием времени и сотрудника. При необходимости такая история помогает восстановить последовательность действий. Ежемесячное резервное копирование защищает сведения на случай неполадок с компьютером. Приложение обновляется автоматически, устанавливается за несколько минут на настольный компьютер или ноутбук и не требует специальных навыков. Сотрудники, независимо от возраста, довольно быстро научились пользоваться приложением; сегодня оно стало привычной частью нашей работы.
За время использования программа доказала свою эффективность в повседневной работе. Отчётность формируется намного оперативнее, и данные всех подразделений можно посмотреть в любой момент. Руководству доступны сведения о работе всей системы, включая посещаемость и мероприятия. Самым значимым результатом я считаю высвободившееся время для общения с людьми, работы с книгами и проведения встреч. Программа постепенно совершенствуется благодаря обратной связи от библиотекарей и новым возможностям. Я уверен, что впереди ещё много полезных изменений. Если хочется узнать о таком решении больше, можно воспользоваться этой ссылкой.
Я рад, что результат моей работы приносит коллегам реальную пользу. Настоящая задача цифровых инструментов — не заменить сотрудника, а убрать лишнюю рутину из его рабочего дня. В библиотеке это прежде всего живое общение, внимание к каждому читателю и любовь к книге.
Эти трудности и стали отправной точкой для создания «Библиодневника». Чем глубже я изучал эту задачу, тем очевиднее становилась необходимость облегчить коллегам расчёты. Главная задумка состояла в том, чтобы доверить вычисления программе и освободить время для работы с посетителями. Решением должен был стать простой электронный инструмент, который соберёт библиотечные записи в одном месте. Разработка началась в 2017 году; затем последовали внедрение, модернизация и апробация, в результате которых появилось приложение.
Программа позволяет учитывать главные показатели работы библиотеки, опираясь на структуру формы 6-НК и дополняя её там, где это нужно. Привычные графы теперь находятся на экране, поэтому заполнять их не труднее, чем бумажные формы. А вычисления полностью берёт на себя приложение.
Учёт читателей и посещаемости вынесен в отдельный раздел. Читатели распределяются по возрастным группам — дети, молодёжь, взрослые и пенсионеры; отдельно учитываются люди с ограниченными возможностями здоровья. Система показывает, как человек воспользовался услугами библиотеки: пришёл за книгой, посетил читальный зал, получил обслуживание на выезде или обратился онлайн. Следующий раздел содержит сведения о книговыдаче на бумажных и электронных носителях, справках и консультациях. В третьем разделе записываются занятия, как платные, так и бесплатные, и число посетивших их людей. Массовым мероприятиям — выставкам, встречам и праздникам для разных возрастов — посвящён четвёртый раздел. В карточке мероприятия отражаются место, посещаемость, наличие платы и условия участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Особенно важные мероприятия допускается выделять и снабжать пояснениями.
Главное достоинство «Библиодневника» для меня — автоматические расчёты. Итоги за день, месяц, квартал и год формируются автоматически. Сводный отчёт по филиалам библиотечной системы создаётся одним нажатием кнопки. Это позволяет руководству видеть показатели каждого подразделения рядом и сравнивать их между собой. Если прежде сведение отчётности занимало часы или даже дни, теперь на него нужны минуты. Отчётные данные экспортируются в привычный табличный формат, поэтому перепечатывать их не требуется. Кроме экономии времени, это исключает арифметические неточности, которые возникали при ручном подсчёте.
Отдельного внимания заслуживает надёжность программы. Благодаря защищённому облачному хранению записи доступны на разных рабочих местах. Это позволяет библиотекарям из разных филиалов работать параллельно без риска перезаписать чужие результаты. Программа сохраняет актуальные показатели подразделений и ведёт историю изменений с указанием времени и сотрудника. При необходимости такая история помогает восстановить последовательность действий. Ежемесячное резервное копирование защищает сведения на случай неполадок с компьютером. Приложение обновляется автоматически, устанавливается за несколько минут на настольный компьютер или ноутбук и не требует специальных навыков. Сотрудники, независимо от возраста, довольно быстро научились пользоваться приложением; сегодня оно стало привычной частью нашей работы.
За время использования программа доказала свою эффективность в повседневной работе. Отчётность формируется намного оперативнее, и данные всех подразделений можно посмотреть в любой момент. Руководству доступны сведения о работе всей системы, включая посещаемость и мероприятия. Самым значимым результатом я считаю высвободившееся время для общения с людьми, работы с книгами и проведения встреч. Программа постепенно совершенствуется благодаря обратной связи от библиотекарей и новым возможностям. Я уверен, что впереди ещё много полезных изменений. Если хочется узнать о таком решении больше, можно воспользоваться этой ссылкой.
Я рад, что результат моей работы приносит коллегам реальную пользу. Настоящая задача цифровых инструментов — не заменить сотрудника, а убрать лишнюю рутину из его рабочего дня. В библиотеке это прежде всего живое общение, внимание к каждому читателю и любовь к книге.
